ปัจจัยที่จะช่วยให้ตัดสินใจใช้แฟ้มเอกสาร

ความทนทาน

แฟ้มที่ทำจากพลาสติกจะมีอายุการใช้งานที่นานกว่าแฟ้มกระดาษ แต่มีราคาแพง ซึ่ง ราคาแฟ้มกระดาษถูกกว่า และแฟ้มกระดาษก็มีความทนทานหากได้รับการดูแลรักษาที่ถูกต้อง

ขนาด

ก่อนจะตัดสินใจเลือกใช้แฟ้มเอกสาร ควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่า คุณได้ขนาดที่พอดีกับตู้เก็บเอกสารหรือที่จัดเก็บไฟล์ของคุณ แฟ้มขนาด Letter และ Legal มีขนาด และรูปร่างที่แตกต่างกัน จึงควรให้ความสำคัญกับเอกสารที่ใช้ ซึ่งจะต้องมีขนาดพอดีกับแฟ้มเอกสารด้วย

ปริมาณเอกสาร

คุณต้องใส่เอกสารกี่ชุดในแฟ้มของคุณ แฟ้มเอกสารราคาถูก อาจมีขนาดบาง และอาจจะใส่กระดาษได้เพียงไม่กี่แผ่น ในขณะที่การขยายแฟ้มเอกสารสามารถรองรับปริมาณของเอกสารได้มากขึ้น

ความปลอดภัย

นอกจากแฟ้มเอกสารจะมีหน้าที่ในการจัดความเรียนร้อยของเอกสารแล้ว แฟ้มยังมีหน้าที่ช่วยรักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารของบริษัทอีกด้วย

สีแฟ้ม

แฟ้มที่มีสีสดใส และไม่ซ้ำกันสามารถใช้งานได้สะดวก เมื่อมีการจัดระบบการจัดเก็บเอกสาร  ซึ่งมีให้เลือกหลายรูปแบบ ตั้งแต่แฟ้มแขวนสีไปจนถึงแฟ้มสีที่มีกระเป๋า เช่น แฟ้มสีส้มอาจหายากสีมาตรฐาน และอาจมีราคาแพงกว่าสีธรรมดามาก